الحكمة – متابعة: الإدارة من خلال التدخل في التفاصيل ليست مجرد مرض يصاب به المديرون الفاشلون فقط، أو زميل موسوس في العمل، فذلك النمط السيء من الإدارة يمكن أن يوجد حتى في مجالس الإدارة أيضاً.
من خلال محتوى البريد الإلكتروني ومن بعض الأسئلة التي أتلقاها، لا يبدو أن بعض أعضاء مجالس الإدارة يفهمون ما أطلق عليه “المشاركة وليس التدخل” كتوصيف لدور أعضاء مجلس الإدارة. فيما يلي بعض الأمثلة من الأسئلة والملاحظات التي تلقيتها مؤخراً:
– كيف يمكن أن أنجز عملاً ما إذا كان علي أن أرد على رسائل من أعضاء مجلس الإدارة يصل عددها إلى خمس أو عشر رسائل في اليوم الواحد؟
– مجلس إدارتنا محدد الأهداف، لكن أعضاءه يحاولون إدارة الأمور اليومية. فهم يطرحون أفكاراً باستمرار.
– هل لك أن تكتبي عن اتباع مجلس الإدارة لأسلوب التدخل في التفاصيل الدقيقة؟
نتائج هذا التدخل يمكن أن تتسبب إما في إزعاج بسيط، أو نتائج مدمرة بشكل كبير.
مشكلة بعيدة المدى
هذه المشكلة لا تقتصر على عضوية المؤسسات والهيئات الجديدة. ففي كل منظمة، سواء كانت عامة أو خاصة، صغيرة أو كبيرة، ربحية أو غير ربحية، يعتبر أسلوب الإدارة الدقيقة ذلك محدداً لمدى نجاح المؤسسة ومستوى الروح المعنوية لموظفيها.
تنبع المشكلة بشكل جزئي من أعضاء مجلس الإدارة الذين لا يدركون طبيعة دور أعضاء المجلس. وبعبارة أبسط، يتعين على مجالس الإدارة وخصوصاً الأعضاء غير التنفيذيين أن يوازنوا بين الإشراف ووضع الخطط. وهذا يعني بالضبط أن على مجلس الإدارة أن يضع يده على نبض المؤسسة، ويطرح الأسئلة الصعبة، ويساعد على تطوير الخطط وتوجيه المؤسسة.
يوجد لدينا أدوار للمشاركة، مثل المساعدة على وضع لائحة رواتب وعلاوات المسؤولين الكبار، ومراجعة الأمور المالية وإقرارها، لكن حتى هذه الأمور تعد ذات طابع إشرافي.
ما الذي ينبغي ألا يفعله أعضاء مجلس الإدارة؟
عليهم أن يمتنعوا عن التدخل في الأمور الإدارية اليومية، والاهتمام بالتفاصيل الإدارية الصغيرة للفريق التنفيذي، أو حملنا على أن نكون الذراع القوية للمؤسسة التي تقوم بما نريدهم هم أن يقوموا به. فنحن لسنا المدير التنفيذي، ولا المدير المالي، ولا مدير شؤون الموظفين، ولا من يضعون الخطط، أو ما شابه ذلك.
إذن، لماذا يتعمد بعض أعضاء مجلس الإدارة طمس الخط الفاصل بين الأدوار التنفيذية والأدوار غير التنفيذية؟ أحياناً يكون ذلك السلوك خفيف الضرر مثل أن يكون الشخص جديداً في منصبه أو ببساطة لديه متسع من الوقت.
ومن الممكن أيضاً أن يكون بسبب نقص الموظفين في مكان ما داخل المؤسسة، فترى أعضاء مجلس الإدارة يتدخلون للمساعدة لفترة قصيرة، وهو ما يخلق شعوراً بوجود تدخلات كثيرة من قبل الإدارة.
ومهما كان السبب، فإن من شأن ذلك أن يتسبب في مشاكل حقيقية، بما في ذلك التسبب في وقوع التنفيذيين تحت ضغط العمل، ووقوع توترات غير محمودة بين العاملين ومجلس الإدارة، مما يؤدي في نهاية المطاف إلى تجاهل الموظفين لأعضاء ذلك المجلس.
فيما يلي بعض الأمور التي يمكنها المساعدة على تجنب تدخل الإدارة الزائد عن الحد
تكلم مع رئيس مجلس الإدارة: رئيس مجلس الإدارة يتحكم في الأمور كلها. إذا كان التدخل والتصرفات الهوجاء تصدر عن واحد أو اثنين من أعضاء مجلس الإدارة، فمن مهام الرئيس أن يتحدث إليهم.
بالطبع سيكون الأمر معقداً لو كان رئيس مجلس الإدارة هو من يقوم بمثل هذه التصرفات. في هذه الحال يمكن الحديث بهدوء مع عضو آخر في مجلس الإدارة يتحلى بالمسؤولية، والمرونة، والتفهم.
1) الإدارة: إذا كان أعضاء مجلس الإدارة يظهرون باستمرار في مكان العمل ويلقون التعليمات السريعة والتي يمكن أن تتحول إلى محادثات طويلة في كل مرة، فمما يساعد في هذه الحالة هو تحديد موعد لعقد اجتماع.
بعدها، عندما يمرون على الموظفين، بإمكان الموظف أن يرد بطريقة دبلوماسية مثل: دعنا نضيف هذه الفكرة إلى جدول أعمال اجتماعنا الشهري. وبهذه الطريقة يعرفون أن هناك مكانا لمناقشة ذلك الأمر.
2) أيام التخطيط: أعضاء مجلس الإدارة يريدون المساعدة، ويمكنهم أن يكونوا مؤثرين جداً. لكن إن لم تكن هناك عملية منظمة لهذه المساعدة فسوف تتحول الأمور إلى نوع من الفوضى.
ويمكن من خلال تحديد يوم أو يومين في السنة لاجتماعات مجلس الإدارة (غير الاجتماعات الدورية) تخصص لتقييم ووضع الخطط أن تكون تلك هي الطريقة المثالية لتمكين الموظفين وأعضاء مجلس الإدارة من التواصل والعصف الذهني. ومن شأن ذلك أن يجنب المؤسسة التشتت الذي تتسبب فيه رسائل البريد الإلكتروني التي يبعث من خلالها الموظفون أفكارهم بشكل عشوائي.
3) نتائج عملية: ينبغي أن تنتهي اجتماعات مجلس الإدارة بنتائج واضحة، وتحديد واضح للمسؤوليات لكل من أعضاء مجلس الإدارة والموظفين، وتمكن الموظفين من مواصلة عملهم بلا تشتت، وتحديد أوقات معينة لكتابة التقارير عن الإنجازات والتغيرات البارزة.
بهذه الطريقة يعرف كل فرد متى سيتلقى التقارير ويحملهم على التوقف عن إزعاج الموظفين بإرسال رسائل الإيميل التي تتساءل عن سير الأمور من حين لآخر.
4) صحيح أنه في بعض الأحيان يرغب أعضاء مجلس الإدارة في اتباع استراتيجية المشاركة في القيام بالعمل داخل المؤسسة. إما أن يكون هناك وضع طارئ يتطلب تدخل المسؤولين أو أن خطأ ما قد وقع ويحتاج إلى تدخلهم لتصويبه.
هذا الأمر لا ينبغي أن يكون هو المتبع باستمرار. إن لم يكن الفريق الذي يقوم بعمل ما غير كفؤ أو عاجز عن القيام بالعمل اليومي، فلا بأس من إعطائهم بعض التدريب أو التوجيه، أو استبدال الفريق برمته. أما اذا كانوا قادرين على القيام بالعمل، فدعهم يقومون بعملهم دون تدخل منك.
أحد أهم الأمور هو المحافظة على شعور الوسطية. فأعضاء مجلس الإدارة عليهم أن يحذروا من إظهار ما أسميه سلوك “الولد الذي أبكى الذئب” أي المبالغة في توصيف الأمور. إذا وصف كل أمر صادر عن مجلس الإدارة بأنه أمر هام وعاجل، فإن أخذ الموظفين هذه الأمور بالجدية اللازمة يتراجع.
وهنا تكمن خطورة ألا يكون صوت المسؤولين مسموعاً إذا ظن الموظفون أن تعليماتهم وما يصدر عنهم مبالغ فيه ويجري تضخيمه. وبالتالي عندما يقع أمر خطير فعلاً فلن يتعامل معه الموظفون على أنه كذلك.
إن أحد الجوانب المهمة والمشوقة لكونك عضواً في مجلس الإدارة هو أن ترسم ذلك الخط الدقيق بين المشاركة والتدخل. إنه أمر في غاية الأهمية أن يحافظ المديرون على مكانهم في الجهة الصحيحة من ذلك الخط الدقيق.
